17 Dezembro 2018

Como aumentar a performance empresarial com a digitalização de processos

A tecnologia já não afeta só os produtos ou serviços que a empresa comercializa e a forma como os comercializa, mas sim todos os processos internos da organização. A digitalização de processos é hoje um tema que apresenta novos desafios e oportunidades às empresas seja qual for o setor de atividade. Com a rápida transformação digital, mudar ou não, deixou de ser opcional. Quem não se adaptar no mercado competitivo e dinâmico que vivemos atualmente, corre sérios riscos…

Tecnologias digitais como a Internet of Things, Machine Learning, Inteligência Artificial e o Big Data desenham um novo cenário dentro das organizações em todo o mundo. A partir desta nova realidade, a forma de trabalho é alterada, e as empresas e os colaboradores, além de fazerem o uso intensivo das novas plataformas, necessitam de pensar à frente da curva tecnológica, pois só assim se manterão competitivas.

Quais os desafios que as empresas têm? Como transformar a digitalização de processos numa vantagem competitiva?

Por meio da digitalização de dados e da Internet of Things, as máquinas, por exemplo, são conectadas a uma rede de computadores por sensores e dispositivos, possibilitando a automação da produção. A nova revolução interliga máquinas e pessoas num sistema de produção inteligente, que reduz horas estagnadas, melhora o desempenho da produção, diminui o desperdício e promove o controle total do negócio.

Falando em gestão e monitorização, o Analytics e o Big Data permitem a identificação de falhas nos processos da empresa, permite uma análise de diferentes fontes de informação e torna mais eficiente a utilização dos recursos produtivos. Tudo, em tempo real.

Recentemente, o governo português anunciou um novo conjunto de medidas e incentivos para que as empresas possam “digitalizar” os seus processos e assim reduzir o volume de papel. O grande objetivo é que as organizações acompanhem a transformação digital, tornando-a uma vantagem competitiva. Além de outros benefícios que veremos mais à frente, esta medida ajuda as empresas a darem resposta ao mercado global. Como sabemos, nenhuma empresa sobrevive hoje se não der uma resposta rápida e eficaz a um mercado que se apresenta global, num mundo digital.

De acordo com um estudo feito pela Xerox, cerca de 2/3 das empresas europeias colocam a transformação digital no centro das suas estratégias de negócio. Todavia apenas 17% das empresas da Europa estão em etapas avançadas do processo de transformação digital.

Mas as empresas têm obrigatoriamente de se adaptar a uma economia em mudança, onde lhes é exigido novas formas de trabalhar e de se posicionar face a clientes e fornecedores cada vez mais exigentes quanto ao tempo de resposta.

Com a digitalização, os processos tornam-se mais rápidos e eficazes não só na altura de armazenar, mas também para partilhar as informações. Falamos não só de documentos escritos, mas também de fotos, áudio ou vídeo. Imagine, por exemplo, um documento que tenha de ser consultado por várias pessoas. Além do desgaste do papel, há que ter em conta o tempo despendido a arquivar, procurar e consultar o documento. Com o software adequado e poucos cliques, rapidamente qualquer pessoa encontra o documento que procura.

Além do mais, tendo em conta, que as organizações se preocupam cada vez mais com a pegada ambiental, a digitalização permite reduzir o consumo de papel e aumentar o nível de segurança, porque pode, por exemplo, definir que apenas os utilizadores autorizados poderão aceder a determinada informação. O acesso é assim feito de forma mais rápida, intuitiva e segura, garantindo um aumento da produtividade, bem como uma redução nos custos.

As plataformas de Intelligence permitem a sincronização e a integração da informação recolhida de vários sistemas e os sistemas de Analytics permitem transformar essa informação em valor para a empresa. Se pensarmos que tempo é dinheiro, um sistema que agilize os processos, rentabilize o tempo e aumente a produtividade, é fundamental para as empresas. Graças ao uso inteligente dos recursos materiais e humanos, a quarta revolução industrial traz ganhos sustentáveis.

Contudo, é importante frisar que a Indústria 4.0 trás inúmeros benefícios para as organizações, mas existem também os desafios, a começar pela mudança de cultura organizacional, e atualização tecnológica.

As empresas portuguesas e a digitalização

Segundo o estudo “2016 Global Industry 4.0” da PWC, em Portugal, 86% das empresas esperam alcançar elevados níveis de digitalização até 2020, incluindo as cadeias de valor horizontal e vertical. No resto do mundo, 72% das empresas têm estas expectativas. O mesmo documento revela que mais de metade das empresas que já fizeram um investimento significativo nesta área e, portanto, contam já com níveis de digitalização avançados, conseguem ganhos mais significativos na performance, com aumentos de receita e redução de custos superiores a 20%, até 2020.

Sem dúvida, que o digital é uma oportunidade para as empresas portuguesas: 57% das empresas portuguesas esperam um aumento médio da sua receita através do digital até 10%, 55% contam com uma redução de custos acima dos 10% e cerca de 70% esperam obter ganhos de eficiência acima dos 10%.

Vantagens da digitalização nas empresas:

• Redução do papel (Para produzir 1 tonelada de papel, são necessárias 2 a 3 toneladas de madeira)
• Facilidade e rapidez no acesso e distribuição de documentos
• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos
• Redução de custos
• Maior produtividade
• Melhoria na comunicação
• Integração de dados ativos e históricos
• Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos
• Segurança digital

 

Torna-se assim vital para qualquer empresa se manter bem-sucedida, a necessidade de apostar cada vez mais no digital, independentemente do sector de negócio. A tecnologia oferece oportunidades para que as empresas se tornem mais competitivas e eficientes na análise de dados e na forma como usam esses dados para o seu sucesso.