17 Janeiro 2019

7 dicas para uma eficaz gestão de processos

O mercado está cada vez mais exigente e competitivo. É certo que esta premissa não é nenhuma novidade, mas a realidade é que esta verdade traz novos desafios e uma enorme pressão aos líderes nos dias que correm, para que procurem novas e inovadoras formas de trabalhar que tornem a empresa competitiva, reduzindo os custos, aumentando a rentabilidade e simultaneamente dando resposta a um cliente cada vez mais exigente. A melhoria dos processos da operação pode ajudar líderes e administradores, a tomarem melhores decisões, minimizando os riscos, melhorando a visibilidade dos indicadores e agilizando o tempo de resposta perante os possíveis cenários.

A gestão de processos consiste no planeamento, monitorização, avaliação e revisão dos processos de negócio de uma empresa. Existem processos iguais e rotineiros em todas as organizações, como o processamento de salários, por exemplo, e outros que são específicos de cada setor de atividade. A intenção é que todos os processos estejam alinhados com todos os departamentos, onde haja uma atenção especial para as pessoas e para os indicadores de produtividade.

Com um modelo mais flexível e dinâmico, é fácil para a organização adaptar-se perante uma oportunidade ou uma ameaça. Aliás, o sucesso de qualquer empresa está diretamente relacionado com a eficácia dos seus processos.

Na prática, tem um problema quando existem processos que estão dependentes de uma só pessoa. Imagine, se essa pessoa adoecer por exemplo? Quem irá substitui-la? Ou que implicações haverá se essas tarefas não forem desempenhadas durante um dado período de tempo?

Se os processos não estiverem organizados, é provável que a sua empresa seja menos competitiva e eficiente. A solução é sistematizar e descentralizar todas as tarefas que acrescentam valor à organização. O objetivo é que o conhecimento seja partilhado de forma simples e que assim não se perca o know-how da empresa, aumentando assim a eficiência e a competitividade. Deste modo, poderá anular processos que estejam duplicados, tarefas desnecessárias, e automatizar todos os processos possíveis para que possa concentrar os seus esforços em decisões estratégicas.

Embora seja uma mudança que deve ser implementada de forma gradual, quando há um software aliado à gestão de processos, tudo se torna mais rápido e simples. Para o ajudar, reunimos 7 dicas para implementar uma gestão de processos de forma eficiente e eficaz.

1. Motive os colaboradores

É importante que todos os colaboradores estejam envolvidos e motivados para a gestão de processos, independentemente da hierarquia e do departamento, até porque representa uma alteração na forma de trabalhar de toda a empresa. Colaboradores motivados, colaboradores empenhados! Explique aos colaboradores o que vai mudar e porquê.

2. Identifique e descreva cada processo

É importante que conheça os processos da empresa, de forma a saber quais os atributos e dificuldades da sua empresa. É fundamental estabelecer, além do mais, objetivos a curto, médio e longo prazo.

3. É necessário um responsável para cada processo

Se tiver um colaborador alocado por processo, é a forma mais simples de controlar o projeto como um todo. A pessoa deve monitorizar todos os passos e garantir que estes são executados. De forma a garantir que, com o tempo, as mudanças efetuadas se mantêm, é importante que os motivos, as vantagens e a metodologia de uma gestão de processos seja partilhada por todos.

4. Escolha uma ferramenta que automatize os processos

O processo de implementação de uma gestão de processos pode ser lento e demorado. A escolha de uma ferramenta inteligente otimiza o trabalho da equipa e aumenta a produtividade. Além do controlo dos processos, é possível monitorizar em tempo real, diminuir os custos estruturais e maior rapidez no acesso à informação.

5. Estrutura de TI alinhada com o negócio da empresa

A solução só será levada a bom porto se acrescentar valor aos colaboradores e clientes e trouxer rentabilidade à empresa.  Pode avaliar os benefícios internos, como maior rentabilidade, maior satisfação dos colaboradores, ou externos como uma maior resposta do cliente e aumento das vendas.

6. Conheça os KPI’s

Um dos objetivos da gestão de processos é precisamente aumentar a eficiência e a rentabilidade e para isso é muito importante que conheça os indicadores de desempenho. De forma a conseguir melhorar o desempenho da organização, tem de conhecer e monitorizar os indicadores de desempenho.

7. Monitorizar e acompanhar os novos métodos

Deve continuar a monitorizar e acompanhar a gestão de processos, de forma a garantir melhorias constantes. É importante que padronize a forma como os insights chegarão, de forma a garantir leituras corretas e decisões rápidas. Com uma gestão de processos eficaz, a sua empresa atingirá um nível operacional de excelência com benefícios para o desempenho geral da empresa.

melhorar gestão de projetos

 

 

A procura pela eficiência operacional é um desafio constante e a sua conquista passa inevitavelmente pelas pessoas e tecnologias associadas.

Como resultado desta transformação digital, a empresa torna-se mais ágil e eficiente, com maior dinamismo, flexibilidade e claramente mais competitiva.