Caso de Sucesso

Universidade de Aveiro

A Universidade de Aveiro conta com uma comunidade escolar alargada, sendo que a inovação, a melhoria contínua e a qualidade foram sempre focos importantes de diferenciação. No último ano, o Portal dos Indicadores foi o foco para uma solução de Data Analytics, que oferece relatórios e dashboards apelativos, inclusão de informação de fontes externas e análises preditivas determinantes.

A Empresa

Criada em 1973, a Universidade de Aveiro (UA) é uma fundação pública com regime de direito privado que tem como missão a intervenção e o desenvolvimento da formação graduada e pós-graduada, a investigação e a cooperação com a sociedade.

Com uma grande capacidade de atração e de internacionalização, a UA conta com mais de 15 mil estudantes, cerca de mil docentes e perto de 500 investigadores. A universidade tem ainda 16 departamentos e quatro escolas politécnicas, o que traz desafios de gestão, mas também permite muitas sinergias e interdisciplinaridade.

O Sistema Interno de Garantia da Qualidade foi certificado em 2017, mas para a UA a qualidade é um projeto contínuo.

Daí nasce a necessidade de implementar uma solução de Data Analytics que otimize todos os processos e que envolva os serviços Académicos, Recursos Humanos, Gestão e logística, Investigação e Protocolos. Com um envolvimento dos colaboradores da Instituição, houve um aumento de 382,43% na utilização do novo Portal dos Indicadores, como explica Loraine Nazaré, Assessora do Vice Reitor para a qualidade, eficácia e eficiência da UA.

O Desafio

A Universidade de Aveiro tinha uma solução Data Analytics que não estava estruturada de forma a que respondesse a todas as necessidades e apenas refletia uma das áreas de missão da UA. “Acresce a esta situação o facto de os dados serem acedidos através de relatórios construídos através do report builder o que tornava o sistema muito estático. Assim a utilização dos dados era muito limitada e como tal os colaboradores não a aproveitavam”, começa por explicar Loraine Nazaré. Ou seja, havia uma webpage Portal dos indicadores que continha diversos relatórios com layouts pré-definidos, mas que se revelava demasiado estático e pouco apelativo.

Com o aumento da necessidade de desenvolver verdadeiros Sistemas de Garantia da Qualidade, surge a necessidade de implementar um projeto de Data Analytics. Sendo que o principal desafio era voltar a ganhar a confiança das lideranças e dos colaboradores, ter dados consistentes em formato dinâmico e garantir a qualidade dos mesmos.

Tomada de decisões em tempo útil e experiência muito positiva

Novas áreas funcionais de análise com novos indicadores, construção de novos relatórios e dashboards apelativos, inclusão de informação de fontes externas ou análises preditivas foram alguns dos requisitos iniciais.

A curto prazo, a instituição pretendia reduzir os tempos de análise, certificação e qualidade dos dados publicados, automatizar processos e libertar a equipa para análise estratégica e critica dos dados. Portanto, os processos tinham de ser baseados em informação correta.
A longo prazo, os objetivos passam pela melhoria na tomada de decisão, otimização de processos internos e evolução das necessidades analíticas.

Segundo Loraine Nazaré, “os ganhos são imensos dado que a utilização dos dados está a ser efetuada por quem necessita de tomar decisões em tempo útil, libertando os técnicos para efetuar outros trabalhos. No nosso caso o cliente não perceciona estas alterações. Mas o prestígio entre os parceiros é inestimável”.

Apesar de ainda não ter passado tempo suficiente, uma vez que o sistema só entrou em funcionamento em abril de 2021, para ter a verdadeira noção do impacto deste sistema, “podemos afiançar que todos os inquéritos de satisfação que fizemos sobre o mesmo denota uma perceção e uma curiosidade que aumenta a cada dia que passa sobre estes temas”, afirma a gestora do projeto.

Acrescentando que “foi uma experiência muito positiva. Funcionou muitíssimo bem. Os colaboradores da BI4ALL são de um profissionalismo assinalável”.

Loraine Nazaré acredita que outras instituições têm muito a ganhar com a aposta em soluções de Data Analytics, por isso afirma “na verdade, as IES têm no seu código genético a partilha do conhecimento. Se enquanto instituição conseguimos ganhar com esta parceria, faz todo o sentido partilhar essa experiência com a restante comunidade”.

Para a responsável, “todas as IES podem ser muito mais competitivas se tiverem um melhor conhecimento do seu verdadeiro desempenho”.

A Solução

Futuro

Sempre com olhos no futuro e na inovação, a UA definiu que os próximos passos implicam o alargamento das áreas de missão da Instituição e a criação de análises preditivas em alguns setores. Para Loraine, o papel da BI4ALL foi importante na sistematização da realidade da instituição. No entanto, a UA já sabia bem o que queria e tinha definido o seu plano de ação e todos os seus indicadores.

Testemunhos