OCP Portugal

A OCP comercializa e distribui produtos farmacêuticos em todo o território nacional. Com seis centros de distribuição, conta com mais de 1900 clientes, o que corresponde a cerca de 2500 entregas diárias. Após a crise financeira de 2008 e alterações legislativas ocorridas na última década e meia no estatuto do medicamento, o setor farmacêutico viu-se na necessidade de se reinventar. A informação passou a ser um ativo ainda mais valioso para tomadas de decisão rápidas e precisas. A OCP Portugal implementou processos que garantem a recolha, análise e distribuição de informação tratada dentro da organização. De forma a tornar a empresa mais disruptiva, eficiente e competitiva, a OCP escolheu a BI4ALL para implementar uma solução de Data Analytics e assim ter este recurso agregado, acessível e exato.

No passado, o processo de acesso à informação era moroso, centralizado e gerador de muitas ineficiências. Como tal, a solução desenvolvida passou a ser crucial para uma tomada de decisão mais ágil e um acesso mais rápido, preciso e facilitado à informação.

“Não é de admirar que a solução final seja um sucesso, pois está alinhada com as necessidades e expetativas criadas e, sobretudo, é uma ferramenta indispensável à gestão diária do negócio, proporcionando a obtenção rápida e fiável de relatórios e indicadores de gestão”, reconhece António Sá, Diretor de Sistemas de Informação.

A Empresa

A OCP Portugal é uma empresa de comercialização e distribuição de produtos farmacêuticos, de cosmética, perfumaria, dietética, medicina natural, dispositivos médicos, acessórios para farmácia e matérias-primas relacionadas.

Com sede e administração localizadas na cidade da Maia, a OCP Portugal resulta da integração de dez empresas do setor da distribuição farmacêutica e associa a experiência nacional ao conhecimento internacional do grupo do qual faz parte desde 1991, a McKesson Europe, sendo totalmente gerida por uma equipa portuguesa.

Sendo um elo de ligação entre a indústria farmacêutica e as farmácias, distribui 21 mil referências de produtos, tendo por isso um papel fundamental na garantia do acesso ao medicamento e aos cuidados de saúde.

Desafio

Além da necessidade crescente de reporting e análises para consumo interno e envio ao grupo McKesson, a transformação do modelo tradicional para novos modelos de negócio, que ocorreu após a crise financeira de 2008 e alterações legislativas, obrigou a armazenar, tratar e obter insights dos diversos dados, incluindo os indicadores de gestão, o que até à data não acontecia.

Havia assim a necessidade de ter a informação disponível e previamente tratada num único repositório de dados e, claro, de agilizar o acesso aos dados de forma fácil, dinâmica e flexível através de ferramentas de Data Analytics.

Assim, na implementação da solução foram abrangidos os departamentos de IT, Sales, Customer Service, Procurement, Supply Chain, Operations, Finance e Controlling e houve uma clara envolvência dos utilizadores chave de cada uma das áreas desde o primeiro minuto, sendo o seu comprometimento para o desenvolvimento da solução final uma constante ao longo do projeto fazendo com que a solução seja um sucesso pois está totalmente alinhada com as necessidades e expectativas criadas, tornando-se essencial para a gestão.

Antes da solução de Data Analytics, quando era necessário desenvolver relatórios e listagens, eram pedidos de forma casuística e ad-hoc ao departamento de IT, ficando o negócio dependente da disponibilidade destes para a extração da informação dos seus sistemas de backend. Era, portanto, um processo moroso, pouco fiável e gerador de muitas ineficiências.

António Sá refere que o principal desafio era “implementar um sistema de suporte à decisão com informação fiável, verdadeira e atualizada que permitisse ao negócio total autonomia na sua consulta, extração e manuseamento, reduzindo ou mesmo eliminando a dependência da equipa de IT”.

Tomada de decisões mais eficiente, ágil e fidedigna

A OCP Portugal ficou dotada de uma ferramenta que auxilia os seus decisores na tomada de decisões estratégicas, de gestão e operacionais. A solução responde aos requisitos dos diferentes níveis organizacionais, proporcionando às equipas mecanismos de reporting e indicadores que são indispensáveis à atual relação comercial existente com os seus parceiros.

Sendo o setor farmacêutico exigente e competitivo, António Sá refere que o conhecimento em data analytics e a forma de arquitetar um sistema de Business Intelligence que traga vantagens competitivas para a organização são o ponto forte deste tipo de parcerias. “A experiência que tivemos na implementação do projeto de Data Analytics com a ajuda da BI4ALL foi muito positiva, pelo que recomendo os seus serviços a outras organizações. O conhecimento que trazem do mundo do Data Analytics permitiu à OCP Portugal evoluir nos modelos de gestão da informação e crescer no conhecimento tecnológico do próprio negócio”.

As soluções tecnológicas permitiram às várias equipas no terreno implementar modelos operativos condizentes com as necessidades de informação dos seus clientes e parceiros, proporcionando ganhos de competitividade e autonomia que não existiam até à data. Com a solução implementada, foi ainda possível medir vários processos na organização, incrementar ganhos de produtividade e reduzir ineficiências decorrentes de algumas tarefas operacionais.

Benefícios para toda a organização

Os benefícios obtidos pela solução de Data Analytics implementada foram vários e trouxeram um aumento da competitividade, eficiência e rentabilidade a toda a empresa.

Havia ainda uma necessidade de disponibilizar informação fiável, atualizada e online ao cliente. “Se até há algum tempo isso era uma vantagem competitiva, hoje o acesso do cliente à informação classificada, tratada e agrupada presente nos nossos sistemas internos e relevante para o negócio do cliente é uma commodity sem a qual a parceria já não se concretizaria, seguramente, de igual forma. Esta lógica apresentada ao cliente final traduz-se de igual forma nos colaboradores da OCP Portugal. Estes são os primeiros consumidores da informação gerada pela solução desenvolvida. Sem esta ferramenta, o envolvimento e o compromisso dos nossos clientes e como consequência os resultados financeiros da companhia seriam afetados”, afirma António Sá.

Por isso, explica como o balanço é francamente positivo: “A BI4ALL, como conhecedora das melhores práticas de gestão deste tipo de projetos, da tecnologia a aplicar, alinhada com uma forte gestão de expetativas e de projeto do lado da OCP Portugal, contribuiu para que o resultado final da equação seja francamente positivo e encorajador, com aplicabilidade em futuros projetos”.

O Futuro

Sobre o futuro, o responsável adianta que pretendem continuar a reforçar a solução existente e evoluir para outras áreas da organização. Além do mais, o tema da inteligência artificial e machine learning estão neste momento em avaliação em temas cirúrgicos dentro da organização.

A BI4ALL passou assim a ter um papel crucial na definição e clarificação do roadmap de analytics na organização, uma vez que empresa conhece a OCP, as pessoas, os sistemas e tudo aquilo que pretendem alcançar com uma melhor gestão da informação. “O papel da BI4ALL é crítico na medida em que consegue efetuar a ponte entre o negócio e a tecnologia, proporcionando-nos a construção de soluções que potenciam a criação de valor para a OCP Portugal”, menciona António Sá, que acredita que trabalhar com uma empresa especializada em Data Analytics como a BI4ALL permitiu compreender as necessidades, os desafios e os problemas, de forma a desenvolver uma solução adaptada à organização.

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