1 Fevereiro 2016

Sugestões e Dicas para construir um projeto com IBM Cognos Metrics Studio

O que é o Balanced Scorecard?

Um Balanced Scorecard (BSC) é um sistema de planeamento e gestão estratégica que mostra o desempenho da organização relativamente aos seus objetivos estratégicos.

Estes objetivos são organizados em quatro perspetivas diferentes: Financeira, Clientes, Processos Internos e a Aprendizagem e Crescimento. Estes indicadores devem ser ligados de forma a comunicarem temas estratégicos, como o crescimento da empresa, redução de riscos e aumento da produtividade.

Esta metodologia foi criada pelos Professores de Harvard Business School (HBS), Robert Kaplan e David Norton, em 1992.

IBM Metrics Studio suporta a criação de um projeto de Balanced Scorecards com métricas e estratégias. Desta forma, a empresa pode verificar se as suas metas estão a ser cumpridas.

IBM Cognos Metrics Studio

IBM Cognos Metric Studio é um software usado para criar um projeto de scorecard e tem a capacidade de monitorizar as métricas dentro da aplicação. Uma métrica é um indicador chave de desempenho (KPI) em relação ao tempo. Um scorecard mostra a performance de uma métrica graficamente.

Para medir esta evolução usa-se uma anotação de cores de estado como o vermelho, laranja e verde.

Como Criar um Balanced Scorecard

Na tab ScoreCards, temos a opção "Novo Scorecard", ao clicar no ícone destacado em baixo:

De seguida aparecerá o seguinte ecrã:

Este ecrã tem elementos importantes, como:

  • Especificar o nome do Scorecard, selecionar o idioma (isso vai afetar os nomes e descrições do Scorecard);
  • Escrever uma breve descrição ou um Descrição mais técnica;
  • Selecionar o proprietário do Scorecard. É muito importante definir quem é o proprietário do Scorecard devido a uma futura gestão dos dados;
  • Agrupamento padrão, mostra a Estratégia que o Scorecard pertence;
  • Indicar o código de identificação, pois cada Scorecard tem o código de identificação único. Caso não se coloque um código ao Scorecard é inserido um automaticamente.

Tipo de Métrica

O Scorecard entre as suas diferentes estruturas, ele tem dois conceitos importantes:

  • Métricas
  • Tipos de Métrica.

É importante criar um tipo de métrica antes da criação de uma métrica. Isto significa que qualquer métrica criada é associada a um tipo de métrica, nota-se que um tipo de métrica pode ter mais do que uma métrica associada

O tipo de métrica é criada na tab “Tipos de Métrica” e seleciona-se a opção “Novo Tipo de Métrica”:

De seguida aparecerá o seguinte ecrã com várias opções, como:

  • Nome: Nome do tipo de métrica;
  • Proprietário do tipo de Métrica;
  • Código de identificação: o tipo de métrica tem um código de identificação único;
  • Detalhes do calendário:
    • Nível do calendário comercial: Pode-se definir a granularidade do tempo do tipo de métrica, e pode ser definido entre mensal, Trimestre ou anual.
  • Formato do Número:
    • Unidade de medida para as métricas, podem ser:
      • Moeda;
      • Geral;
      • Percentagem.
    • Símbolo Unidade: escolhe-se o símbolo da unidade;
    • Definir quantas casas decimais da métrica: Número de casas decimais para mostrar para métricas deste tipo criado.
    • Estado do Indicador: Especifica o estado do indicador do tipo de métrica;
  • Padrão de Desempenho:
    • Especifica a performance do indicador, é um cálculo aplicado ao indicador que indica o estado do tipo de métrica, este pode ser definido da seguinte forma:
      • Alvo Acima é Positivo, isso significa que o indicador fica verde se o valor real é acima desse valor;
      • Abaixo da Meta é Positivo, isso significa que o indicador fica verde se o valor real é inferior a esse valor;
      • No alvo é positivo, isso significa que o indicador fica verde se o valor real tem o mesmo valor que a meta.

Estratégias

No BSC é importante definir as estratégias de negócio.

Cada estratégia pode ter muitos elementos estratégicos para atingir, e cada BSC tem uma estratégia associada.

Uma estratégica é criada na tab “Estratégias” e clicar em “Nova Estratégia”. Cada estratégia tem associado vários elementos estratégicos, primeiro cria-se a estratégia e de seguida os elementos que lhe pertencem.

Cada estratégia e os elementos estratégicos têm um código único de identificação.

O BSC pode ter associado um ou mais elementos estratégicos, estes são definidos na tab “Scorecards e Tipos de Métrica”. É importante definir a opção “Descendentes” porque um elemento estratégico pode ter vários Scorecards associados.

No final vamos ao Scorecard e alteramos o "Agrupamento padrão" para o nome de Estratégia que ele pertence.

Métricas

Depois de criar o BSC, Tipos de Métricas e Estratégias cria-se as métricas ou KPI.

No Scorecard seleciona-se “Nova Métrica”, escolhe-se o tipo de métrica associada a este indicador. Esta métrica nova tem características que temos que definir, como:

  • Escolha um tipo de métrica;
  • Proprietário da Métrica;
  • Cada métrica tem um código de identificação único.

Após isso podemos adicionar valores a métrica. O primeiro passo é clicar no nome da métrica, de seguida clica-se no lápis:

 

Depois inserir os valores, com um simples click em “Inserir Valores”.

A introdução dos valores é da seguinte forma:

  • Real: valor real;
  • Alvo: valor a atingir;
  • Tolerância define um intervalo para atingir o alvo. Pode ser definido como valor absoluto ou percentual

Depois de tudo isto, podemos ver a métrica no scoreCard e o seu estado.

O indicador aparece com um ícone de estado (lado esquerdo) que indica o seu padrão de desempenho, se é positivo ou negativo. Mas também mostra a sua tendência, que indica se o indicador tende a crescer, ou a decrescer ou até se está estável.

No Metric é possível criar diagramas de impacto que nos mostram o impacto da métrica sobre outras métricas.

Ficheiros

Podemos criar um projeto através de ficheiros no Metrics Studio.

As melhores práticas recomendam a criação de um ficheiro para cada elemento/objeto. Isto significa que para ciarmos um projeto em BSC, então cria-se um ficheiro só com os Scorecards, outro para as Estratégias, Tipos de Métricas e KPI’s. O mesmo se aplica para os diagramas.

Outra boa prática recomendada é a criação de códigos únicos para cada BSC, tipos de Métrica e Estratégias.

E, finalmente, os ficheiros são importados no Metrics Estudio por duas etapas:

1º Passo: "Ferramentas" - "Manutenção de métrica" ​​- Importar dados de ficheiros para a área de armazenamento temporário;

2º Passo: "Ferramentas" - "Manutenção de métrica" ​​- Importar e transferir dados de ficheiros para armazenamento de métricas.

Bases de Dados

Todos os elementos do projeto Metrics são inseridos numa base de dados.

Isto significa que quando nós criamos um projeto Metric primeiro precisamos ter uma Base de dados que será usada pelo projeto. A base de dados pode ser criada em várias tecnologias diferente. Uma vez que temos a base de dados implementada podemos criar os objetos ou importar ficheiros através das funcionalidades do Métrics, que a informação é inserida na base de dados.

Outros

Quando pretendemos eliminar um Scorecard, ou Tipo de Métrica, ou uma estratégia, temos que ter um especial cuidado, porque podemos excluir outros elementos que não são pretendidos. Por exemplo, se um Scorecard é apagado logo os objetos associados a ele, como o tipo de métrica e as estratégias são igualmente apagados.

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      Ana Ventura
       Consultant