10 Novembro 2017

Introdução ao Sysphera

O que é o Sysphera? E para que serve?

O Sysphera é uma tecnologia que foi construída conforme o conceito de Corporate Performance Management (CPM), ou seja, é uma solução de planeamento e orçamentação e monitorização da performance corporativa, em formato web, fundamental para a empresa e que ajuda a organização no seu orçamento anual, bem como a consolidação financeira da organização.

O Sysphera permite a elaboração do forecast de vendas, orçamento de despesas e análise dos investimentos. Também permite análises de margens, rentabilidade, produtividade, volume, desempenho, e qualidade das operações da empresa. Para além disto, também permite criar cenários de simulação.

Para além de toda a funcionalidade do Sysphera, este também tem a capacidade de se integrar com o MicroStrategy.

O que distingue o Sysphera?

O Sysphera é um software que tem como base a Microsoft, logo os dados do modelo são armazenados numa base de dados Relacional de SQL Server (SSDB).

O tipo de modelo usado é dimensional, assim toda a estrutura de negócio é criada numa dimensão, os dados como métricas e valores são introduzidos numa Factual.

Dimensões do Sysphera:

O Sysphera permite ter várias dimensões, mas obrigatoriamente temos que ter sempre a dimensão Conta, Tempo e Entidade.

- Conta: Contém todas as contas do Plano Nacional de Contas;
- Tempo: dimensão que tem vários níveis, como o Ano, Semestre, Mês;
- Entidade: Estrutura Hierárquica da organização, como empresas e Centros de Resultado.

Formulários:

Os formulários do Sysphera são onde o utilizador introduz valores. Na construção de um formulário, este tem que ter todas as dimensões do modelo.

Para aceder aos formulários basta ir a Data Entry -> Formulários, que de seguida aparecem todos os formulários existentes na aplicação.

O Sysphera tem dois tipos de Formulários, como:

- Formulários Normais: construídos através de todas as dimensões. O seu layout é como uma matriz de intersecção entre as dimensões e que permite a inserção de dados. A estrutura dos formulários é de Linhas, colunas e Páginas (Filtros dos elementos para seleção);

- Formulários de Dados: podem ser contruídos através de queries de SQL com determinados valores definidos pelos gestores, e têm páginas (Filtros para seleção), linhas e colunas.

 

É fácil identificar os tipos de formulários existentes no ecrã principal, para isso o Sysphera tem ícones diferentes para tipos diferentes. Para identificarmos os formulários de dados temos o ícone  e os formulários de inserção de dados é definido por 

 

Relacionamento de Dimensões:

O Relacionamento de Dimensões permite ao utilizador relacionar os elementos de uma dimensão com outra. Vejamos o seguinte exemplo:

O elemento “Débitos gerais” da Dimensão Conta só deve aparecer quando se selecionar o Centro de Resultado C – 10 nos formulários relativos aos Fornecimentos e Serviços Externos. Para relacionar o elemento, os passos são feitos da seguinte maneira:

1 – Criar um atributo na dimensão Conta para a classificação das contas. Neste caso foi criado um atributo Classificação, com dois atributos “Relacionamento” e “Todas Entidades”
2- Criar um formulário de Dados com todos os elementos da Dimensão Conta, classificados como “Relacionamento”, e da Dimensão Entidade;
3- Na dimensão Conta classificar o elemento “Débitos gerais” como “Relacionamento”;
4- Como o atributo vai aparecer no formulário de dados, basta inseri-lo no Centro de Resultado C – 10;

5 – Criar um Relacionamento de Dimensão,

Neste passo vamos definir o relacionamento entre as dimensões, neste caso o tipo é dinâmico.

6 – No fim, basta editar todos os formulários referentes aos Fornecimentos e Serviços Externos e na tab relativa ao Relacionamento das dimensões colocar o relacionamento criado,

Assim quando se abrir o Formulário e efetuamos o filtro pela empresa C-10 conseguimos ver o atributo “Débitos gerais”, em que nas outras empresas já não conseguimos ver.

Análises e Simulações de Cenários

No Sysphera podemos ter vários tipos de simulações e análises entre cenários. Os tipos de análises possíveis são:

• Cenários;
• Simulações;
• What-If;
• Profitability Analysis.

Neste artigo vamos descrever em mais detalhe os Cenários e as Simulações.

Cenários:

O tipo “cenários” permite a cópia de um cenário para outro cenário novo e a posterior análise desses valores copiados.

Para a criação de um cenário de simulação é feito da seguinte maneira:
1- Definir o nome para o novo cenário;
2- Selecionar o cenário a ser copiado e o intervalo de tempo pretendido,

3- Definir a entidade que se pretende copiar os valores;

4- No final aparece um ecrã com o resumo do que foi selecionado e no final basta clicar em “Criar”

Este cenário fica disponível em todos os formulários, e assim o utilizador pode abrir os formulários por Excel e tem a possibilidade de fazer todas as simulações que pretenda.

Simulações:

As simulações permitem ao utilizador simular os valores que estão num cenário. Após a criação de um novo cenário, podemos fazer simulações sobre esses dados.

Para efetuar uma simulação efetuamos os seguintes passos:
1- Clicar em simulações e selecionar a(s) Conta(s) e o cenário pretendidos;

2- Indicamos o valor da operação de simulação,

O cenário de simulação fica criado e disponível em todos os formulários, assim o utilizador consegue analisar os resultados da sua análise, e se lhe for conveniente, pode abrir esse cenário no Excel e efetuar mais simulações se o pretender.

Segurança:

A Segurança é um ponto importante, porque é com ela que conseguimos definir quais os formulários que cada utilizador tem acesso, bem como a definição de quem submete e aprova as tarefas.

Podemos definir a segurança a vários níveis, como:

• Criação de Grupos de utilizadores, que permite o acesso de um grupo de utilizadores a determinados formulários;
• Papéis, definição de papéis de acesso ou de negação a alguns elementos das dimensões, por exemplo, se pretendemos que um utilizador não aceda a algumas contas basta criar um papel sem permissões de escrita e leitura para as contas, e no fim associar este papel ao utilizador, por fim ele não tem acesso a estas contas.
• Criar uma tabela de dados com as tarefas que serão feitas pelos utilizadores quando é lançado o workflow de aprovação;
• Criar uma tabela de dados de Segurança com a relação entre as tarefas (ponto anterior) e os utilizadores do Sysphera. Nesta tabela é que vamos definir quais os utilizadores que têm acesso às diferentes entidades, bem como às suas tarefas inerentes.

Após a implementação destes pontos, podemos construir o Workflow de aprovação.

Workflow de Aprovação:

O Workflow de Aprovação é um Processo que tem um grupo de atividades realizadas numa determinada sequência. Cada aplicação do Sysphera tem processos independentes.

Cada fluxo do processo tem instâncias, que indica a sua execução. Podemos inicializar várias instâncias ao mesmo tempo, depende da forma da construção do processo. Estas instâncias são tarefas que são inicializadas para os utilizadores (segurança configurada nas tabelas de dados no ponto anterior), cada utilizador ao executar uma tarefa tem algumas ações disponíveis, como:

• Aprovar (utilizador com ordem 1 definida na tabela de Segurança), indica que o utilizador vai submeter a tarefa para aprovação;
• Rejeitar (utilizador com ordem 2 definida na tabela de Segurança), o utilizador rejeita a tarefa e retorna para o responsável anterior;
• Parar (utilizador com ordem 2 definida na tabela de Segurança), cancela a tarefa atual e não pode ser mais executada.
A validação de um processo de Workflow só acontece quando é publicado. Cada publicação cria uma versão do processo no histórico para futuras consultas.
A anotação para a construção de um processo de Workflow é feito através do Business Process Modelling Notation (BPMN).

Vejamos o seguinte exemplo:

Neste processo de workflow temos uma tarefa “Atualizar Parâmetros”, que irá aparecer no utilizador responsável para o preenchimento do formulário e a sua submissão. Após a submissão é que é lançada a tarefa seguinte, “Atualiza Dados”.

Submeter uma tarefa

Quando uma instância é lançada, vai criar tarefas que estão no ecrã “Tarefas” na tab. Início para cada utilizador:

 

Para executar a tarefa, basta clicar duas vezes e de seguida abre-se o formulário para inserção de elementos. No final, para submeter basta clicar no ícone  e no ecrã seguinte clicar em OK,

 

Integração com o Excel

Para além da funcionalidade de trabalharmos com a aplicação via browser, o Sysphera também permite ao utilizador trabalhar nos formulários via Excel. Assim, o utilizador pode abrir um formulário no Excel e introduzir valores, e posteriormente publicar esses dados para a base de dados. Nota-se que ao introduzir valores via Excel, esses mesmos serão refletidos na aplicação.

Para esta integração temos que instalar um Add-in. No browser do Sysphera permite fazer a instalação.

Após a instalação e efetuar login, é exibido toda a informação do utilizador. Assim ele tem a possibilidade de abrir as tarefas inerentes, preencher formulários, submeter tarefas, atualizar os dados das sheets, ou seja, todas as possibilidades de preenchimento e submissão de tarefas que podem ser feitas no Browser, também podem ser feitas no Excel.

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     Ana Ventura
      Consultant