29 Março 2017

Dar Controlo aos Proprietários de Dados

Com o crescimento das empresas, as linhas que separam um consumidor de dados e um proprietário de dados podem se tornar pouco definidas para qualquer utilizador, departamento ou sistema que requisite e partilhe informação.

Perguntas como - quem é o responsável por esses dados e quem deve fornecê-lo no momento certo para evitar redundância de dados, manter a sua integridade, evitar atrasos nos processos e reduzir a sobreposição de trabalho – vão surgindo.

Com isto em mente, o Master Data Services pode ajudar a dar controlo aos proprietários de dados, fornecendo a utilizadores específicos (ou grupos de utilizadores), a capacidade e o ónus de facultar e validar dados específicos através de uma interface amigável para o utilizador ou mesmo através do Microsoft Excel.

Em seguida vou detalhar um contexto para ilustrar como poderá alcançar esses objetivos:

Uma equipa de Marketing, responsável pela criação das descrições comerciais dos produtos apresentados na loja online da empresa, depende da disponibilidade e da cooperação da equipa de TI para atualizar e gerir os dados que possuem. Para otimizar os resultados, irei descrever como usar o Master Data Services para gerir essa situação, e ficar autónoma da equipa de TI ao nível desta manutenção de dados.

Utilizador e Grupos

Em primeiro lugar, os utilizadores devem ser configurados e alocados nos seus grupos.

1. Entrar no separador User and Group Permissions:

2. No separador Manage Users, criar os utilizadores necessários e incluir os seus emails;

3. No separador Manage Groups, criar os grupos necessários e alocar cada utilizador aos grupos que pertencem.

Notificações

Queremos que a equipa de Marketing seja avisada quando os seus dados precisam de ser inseridos ou validados. Neste âmbito, precisamos de configurar uma conta de email para enviar esses alertas.

1. Abrir Master Data Services Configuration Manager e selecionar Database Configuration

2. Selecionar a sua base de dados MDS e usar a função create profile;

3. Preencher os campos necessários para preparar a conta que o MDS deverá usar para enviar as notificações aos utilizadores e grupos.

Permissões

A cada utilizador ou grupo de utilizadores pode ser permitida a autorização de leitura, atualização ou permissões (este último a bloquear e esconder efetivamente o objeto referenciado) a um modelo, entidade, folha ou hierarquia. Assim, pretendemos dar à equipa de Marketing permissão para atualização de um campo específico chamado CommercialName, que contém a sequência de caracteres a ser exibida na loja de vendas online para cada produto.

1. Entrar no separador User and Group Permissions;

2. No separador Manage Groups, selecionar o grupo pretendido (Marketing) e clicar no botão edit (lápis):

3. Selecionar o separador Models e dar permissão de leitura a model (se desejar providenciar ao grupo acesso total de leitura ao modelo e às suas entidades) e permissão de update ao campo CommercialName. Se teve sucesso, o resumo na direita deverá apresentar a seguinte informação:

Regras do negócio

Nesta etapa, precisamos criar uma regra de negócio que informará a equipa de Marketing se CommercialName estiver vazio e a bandeira VisibleOnline estiver ativa, indicando um produto específico como visível para os clientes finais na sua loja online e, como tal, a precisar de sua atenção.

1. Ir a System Administration e depois manage > business rules;

2. Selecionar o respetivo model e entity;

3. Criar uma regra de negócio como a seguinte:

4. Guardar a regra de negócio e determinar que a equipa de Marketing receba um email quando esta regra resultar em falha de validação:

 

Validação

Agora, cada vez que a entidade dos produtos é validada através da função apply rules, a equipa de Marketing irá receber um email com os produtos que requerem a sua atenção:

A equipa deve agora atualizar estas descrições, para tornar estes produtos viáveis, de acordo com as regras da empresa, para serem vendidos na sua loja online.

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        Hugo Lopes
         Consultant